网上、线下推广灵便银行存管 分贝通档案资料作用正式启动

纸版会计档案管理成本相对高？

往返翻查档案资料读取效率不高？

有关凭据难搜索？

实际操作难留印、安全风险大？

在国家财政部正式公布“关于规范电子会计凭证费用报销进账存档工作的通知”后，档案资料的实行大大的推动公司对文书档案的规范性和利用率。档案资料所带来的文本文档一体化管理、数据处理方法成本下降、资源共享、规范化管理和数据安全性等优点，明显更新公司的财务会计档案保管难题。

伴随着分贝通在费控费用报销业务模块里的深入推进，档案资料作用正式启动，全面实施档案资料的一体化、线上化和电子化管理方法，让会计道别线下推广繁琐复杂会计档案保管。

01成本低 档案资料效率高

“文书档案的存留也是一笔不小的成本费”，据某生物医药企业的会计统计，企业各纸版凭证打印出花费大量打印纸张，而会计记账凭证的储存必须固定档案库房、文件柜和档案夹，加上财务会计档案保管期限长，在10-30年左右，储存空间要求也非常高。这笔费用事实上也占据了几十万的本年度耗费。“纸版凭证分类整理订装和存档阅览与此同时消耗会计和同事们的时间也和精力，这也会造成人工成本的消耗。”

伴随着分贝通档案资料的功能发布，会计记账凭证的储存难题就获得了非常好的处理。比如，该公司以往需经过多手、繁杂的存档工作中均所有交给专业化网上进行，分贝通鼓励的系统对接凭据导进，可以并将业务管理系统、会计系统中凭据立即关联到分贝通智能管理系统的档案资料内进行存档。

而为了确保最大程度地协调能力，分贝通档案资料还配备了可编辑档案信息，达到档案信息调节的状况，更加灵活更可用。

与此同时，运用档案资料还可以将同事项凭据创建关联性，在查询时，只需键入凭证号就可以寻找关系凭据。比如，会计在寻找某对公付款合同资料时，同歩关联付款申请单、付款凭证等将同时表明。为了能进一步提升体验，分贝通档案资料也将进一步更新关联规则的定制基本功能，完成管理人员能够配备依据某特殊条件，比如员工姓名等，完成凭据关联作用。

02易读取 档案资料网上、线下推广一体化

虽然有关规定已明确了档案资料实效性，但公司在实际工作上，仍然保存线下推广存档储存的形式。对于此事，分贝通档案资料又为相匹配情景配备网上、线下推广联动的电子档案管理方法。

即档案资料进行线上存档时，可同歩形成具备行、列数据的线下推广文件柜、档案夹的专享二维码，打印出后贴住相匹配档案夹就可以。那样即完成了极致线上的、线下档案资料相匹配，也更加便捷财会人员读取。

据新零售一家杰出财会人员表明，档案资料最重要的作用是克服了档案读取便利性难题。在过去的，想找到所需要的电子发票必须往返翻查，消耗的时间比较长。而通过网上、线下连动纪录，只需线上查找就可以快速查找纸版会计原始凭证。

比如，因为该公司是上市公司，全年度必须解决各类财务审计。而因为整体上的数字化仍在发展中，一部分财务审计仍然规定初始纸版凭据，会计每隔一段时间就要翻查纸版凭据，确实伤神耗力。而档案资料线上下线连动后，找准问题也引刃而解。

若职工有特殊要求要进行档案借阅，也只需要在分贝通进行「电子器件档案借阅审批单」，填好完相匹配档案信息并审核后，该档案资料会自动发送到职工电子邮箱。

这样一来，既为档案阅览、调取进一步的规范性，也很好的将查看、阅览和调取的人员及数据进行记下来，管理方法更具着力点。

03设管理权限 保障数据安全性

文书档案的数据安全性同是财务部门的主要考虑到之一。为了确保档案资料安全性，公司会配置专业会计的档案库房且分配责任人收管锁匙。此方式下，临时性的阅览和翻查难以做到合理记录。

并且通过档案资料，可以既灵活机动的启用又确保数据信息安全性。在设备中，每一个启用和查询数据会自动存留，对档案调取状况一目了然。

根据对不同种类职工开展不一样权限配备，还可以将档案资料的应用员工管理分层次化。比如对于职工只开启阅览管理权限，财务部门开启阅览管理权限等，管理信息系统的形式也更友善和方便快捷。

为了更好保证数据安全性，分贝通档案资料也有文本文档水印作用，即管理人员可控制开关是否属于阅览文件打水印。水印方式打开，文档会自动表明阅览职工名称 身份证号做为水印在档案资料上，防止文档外溢。

自全电税票、档案资料等政策逐渐实行后，财务会计的全热电成为了发展趋势，这也是提高企业资金管理的效率关键对策，而如何利用出色的财务工具完成更更高效的监督是会计们同存在的困难。

现阶段，根据分贝通一个平台服务公司平台的优势，可以帮助会计全部文书档案开展详细、全方位的核算，并且通过连接系统软件的形式完成文书档案的一体化存留。然而这，也是许多高成长企业应用分贝通的原因之一。